Новый формат УПД 2025: версия 5.01. Изменения в бланке счёта-фактуры

С 1 апреля 2025 года компании ждут важные изменения в документообороте – начнут действовать новые версии универсального передаточного документа (УПД) и счета-фактуры. Это нововведение затронет всех, кто работает с электронными документами, и требует внимания к деталям, чтобы избежать ошибок. В этой статье мы разберем, что изменится, как правильно подготовиться к переходу, и какие новые возможности могут появиться с введением обновлённых версий этих документов.

Универсальный передаточный документ (УПД) – это универсальный инструмент, который сочетает в себе несколько функций. Он может использоваться как акт передачи товаров или услуг (например, накладная или акт выполненных работ) и одновременно как счёт-фактура. С 2025 года этот документ приобретает особую важность для организаций, работающих на упрощённой системе налогообложения (УСН), ведь они становятся плательщиками НДС и обязаны соблюдать новые правила оформления первичных документов.

У УПД есть два статуса:

• Статус «1» – документ одновременно выступает как передаточный акт и счёт-фактура.
• Статус «2» – используется только как передаточный документ, заменяя накладные и акты приёма-сдачи.

ФНС предложила внедрить УПД для сокращения количества документов, где часто повторяется одна и та же информация. УПД заменяет несколько популярных форм, таких как:

• счёт-фактура;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• накладная на отпуск материалов (М-15);
• акты приёма-передачи и акты выполненных работ.

Заполняет УПД уполномоченное лицо, например, бухгалтер или руководитель компании.
Сферы применения УПД довольно обширны:

• продажа товаров, выполнение работ и оказание услуг;
• посреднические или агентские услуги;
• перемещение активов внутри организации.

Таким образом, УПД помогает упростить документооборот и сократить количество бумаг, что делает работу с налоговой документацией намного удобнее.

Электронный УПД нужно оформлять строго по стандартам ФНС, и с 23 января 2025 года они изменились. Введён новый формат УПД 5.03, который полностью заменит старую версию 5.01 с 1 апреля 2025 года. До этой даты действует переходный период, когда можно использовать обе версии.

Что нового в формате 5.03?

1) Идентификаторы УПД в названии файла. Теперь оператор ЭДО должен указывать:

• N2 — для прослеживаемых товаров;
• N3 — для маркированных товаров.

Это позволяет в одном УПД указывать как прослеживаемые, так и маркированные товары одновременно.

2) Новые цели для УПД. Теперь можно использовать документ не только для продажи товаров, но и для перемещения внутри компании или передачи на ответственное хранение. ФНС предоставляет список кодов, которые можно применять для обозначения бизнес-операций.

3) Дополнительные данные о подакцизных товарах. Теперь можно вносить более подробную информацию о таких товарах.

4) Изменения в строке «Документ об отгрузке». В этой строке теперь нужно указывать только название, номер и дату первичного документа, а порядковые номера строк больше не требуются.

5) Проще корректировать УПД. В имени файла теперь можно сразу указать, что это исправленный документ.

6) Упрощена работа с доверенностями. Если документ подписывает представитель по машиночитаемой доверенности (МЧД), то появилась возможность указать ссылку на систему, где хранится доверенность.

Изменения в бумажной версии УПД: появилась графа 14, где необходимо указывать стоимость товаров, подлежащих прослеживаемости, без НДС в рублях. Это требование теперь обязательно для всех операций с такими товарами.
Что такое прослеживаемые товары? Это товары, привезённые из-за границы, например:

• холодильники и морозильники,
• стиральные машины,
• телевизоры и мониторы,
• компьютеры и ноутбуки,
• детские коляски и автокресла,
• промышленные насосы, автопогрузчики, экскаваторы и т. д.

Если вы покупаете или продаёте прослеживаемые товары, УПД или электронный счёт-фактура обязательны. Отправлять документы контрагентам можно только через оператора ЭДО, но не все операторы работают с прослеживаемостью — лучше уточнить это заранее.

Переход на новый формат УПД с 2025 года — это шаг, который стоит сделать уже сейчас, чтобы избежать проблем в будущем. Хотя до 1 апреля можно использовать старую версию УПД 5.01, переход на новую версию 5.03 сделает процесс более гладким и удобным.

• Если у вас бумажный документооборот, первое, что нужно сделать — зафиксировать использование УПД в учётной политике вашей компании. Это обеспечит его законность для налогового и бухгалтерского учёта. Важный момент: при совмещении УПД с функциями счёта-фактуры, обязательно указывайте все реквизиты, как в счёте-фактуре. Бумажный УПД заполняется в любой форме, так что можно спокойно использовать новую версию — главное, чтобы все необходимые данные были указаны.

• Если у вас электронный документооборот, то здесь важен формат. Электронный УПД — это формализованный документ, и его можно отправлять только через оператора ЭДО в соответствии с требованиями ФНС. Сначала договоритесь с партнёрами о переходе на новый формат, а затем просто выберите версию 5.03 при отправке или создании документа через вашего оператора ЭДО.

Переходить на новый формат УПД сейчас — это разумное решение, которое обеспечит вам комфорт в будущем и избавит от лишней работы в последний момент.

С 2025 года вступают в силу изменения в бланке счёта-фактуры, и теперь важно учесть несколько нововведений. Чтобы перейти на новый формат и избежать проблем, вам нужно просто следовать новым требованиям.

Что нужно знать о новом счёте-фактуре:
1) Документ об отгрузке стал обязательным. В счёте-фактуре нужно указать подтверждающую бумагу — товарную накладную, акт или УПД. Это важно для правильного оформления сделки и учёта.

2) В новом счёте-фактуре нужно будет указать:

• ФИО или наименование компании продавца, адрес, ИНН/КПП;
• Информацию о покупателе и продавце, валюту сделки;
• Подробности о товаре: его наименование, количество, цена за единицу, сумма НДС, акциз, и т.д.

3) В новом счёте-фактуре будут заполняться новые поля, такие как:

• Если товары не подлежат прослеживаемости, пункты 12-14 можно оставить пустыми в бумажном варианте или исключить в цифровой версии.
• В графе 5 налоговый агент должен указать номер и дату платёжного документа.
• В графе 5а — наименование, номер и дата документа при отгрузке.

Как перейти на новый формат счет-фактуры:

1. Для бумажных счётов-фактур вам нужно будет заполнять все новые поля, если они применимы. Если ваши товары не подлежат прослеживаемости, просто пропустите соответствующие поля.
2. Для электронных счётов-фактур важно использовать новый формат, предусмотренный ФНС. Обязательно обновите свою систему или оператора ЭДО, чтобы корректно отправлять документы в новом формате.

Переход на новый счёт-фактуру несложный, но требует внимательности. Уже сейчас начните использовать обновлённую форму, и не ждите последнего момента, чтобы избежать стрессов и недоразумений.

Единый Всероссийский Институт Дополнительного Профессионального Образования предлагает более 20 курсов по бухгалтерии, которые помогут Вам повысить свою квалификацию. Обучение проходит дистанционно, без отрыва от основной работы и с выдачей удостоверения государственного образца:

Итак, с 2025 года вступают в силу важные изменения в документообороте, связанные с обновлёнными версиями УПД и счёта-фактуры. Чтобы не столкнуться с трудностями, важно начать подготовку заранее.

1. УПД 5.03 заменяет старую версию и предлагает новые функции, такие как возможность работать с прослеживаемыми и маркированными товарами в одном документе, а также обновлённые цели для его оформления. Переход на новый формат УПД стоит начать уже сейчас, чтобы избежать проблем в будущем.
2. В новом счёте-фактуре появилось несколько важных изменений, включая обязательное указание документа об отгрузке и новые реквизиты для товаров, подлежащих прослеживаемости. Электронные и бумажные версии счётов-фактур теперь требуют тщательного внимания при заполнении, чтобы соответствовать новым стандартам.

Таким образом, переход на новые формы УПД и счётов-фактур — это шаг, который потребует внимательности и подготовки, но в результате облегчит документооборот и повысит прозрачность ваших бизнес-процессов. Начните готовиться уже сейчас, чтобы 1 апреля 2025 года ваш документооборот соответствовал новым требованиям без лишних сложностей.